แนวข้อสอบ เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน กรมการข้าว ชุดที่ 1

วิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมสำหรับเอกสารที่ใช้อ้างอิงบ่อยๆ คือการเก็บแบบแฟ้มเอกสารที่เข้าถึงได้ง่าย จัดหมวดหมู่ชัดเจน และอาจจัดทำดัชนีค้นเรื่องประกอบ

คุณสมบัติของเจ้าหน้าที่ธุรการที่ดีคือ มีความละเอียดรอบคอบ รู้ระเบียบงานสารบรรณเป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบสูง มีทักษะการติดต่อประสานงาน และมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

เมื่อมีการเปลี่ยนชื่อหน่วยงาน ให้ใช้รหัสและเลขประจำของส่วนราชการใหม่ โดยเริ่มเลขลำดับทะเบียนหนังสือส่งและรับใหม่

หนังสือรับรองจัดเป็นหนังสือราชการประเภทหนังสือที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งเป็น 1 ใน 4 ชนิดตามระเบียบงานสารบรรณ

พระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2551 แบ่งข้าราชการพลเรือนออกเป็น 2 ประเภท คือ ข้าราชการพลเรือนสามัญ และข้าราชการพลเรือนในพระองค์

การลาเข้ารับการตรวจเลือกหรือเข้ารับการเตรียมพล ต้องเสนอใบลาต่อผู้บังคับบัญชาล่วงหน้าอย่างน้อย 48 ชั่วโมง

หลักการเขียนหนังสือราชการที่ดีคือ เขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน รัดกุม และใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย สุภาพ

เครื่องถ่ายเอกสารควรมีการบำรุงรักษาประจำเพื่อให้พร้อมใช้งานเสมอ เช่น การทำความสะอาด เติมหมึก เปลี่ยนอะไหล่ตามระยะเวลา และตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

บัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐที่ออกด้วยระบบคอมพิวเตอร์มีอายุ 6 ปี นับแต่วันออกบัตร

คำว่า "ด้วย" ใช้ขึ้นต้นข้อความในหนังสือราชการเพื่อบอกเหตุที่มีหนังสือไป

การจัดทำดัชนีค้นเรื่องช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวก และถูกต้อง ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร และช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้น

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรมีระบบป้องกันความปลอดภัย เช่น การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามระดับผู้ใช้งาน การเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูล และการบันทึกประวัติการเข้าใช้งาน

การประชุมหารือไม่เป็นทางการไม่ต้องจัดทำรายงานการประชุม เนื่องจากเป็นเพียงการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่ไม่มีมติหรือข้อตกลงที่เป็นทางการ

การเขียนอีเมลเพื่อติดต่องานราชการควรใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ ชัดเจน กระชับ และถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ไม่ใช้คำย่อหรือภาษาพูดที่ไม่เป็นทางการ

ตาม พ.ร.บ.ระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2551 ลูกจ้างชั่วคราวไม่มีวินัย เนื่องจากไม่ได้เป็นข้าราชการและไม่อยู่ภายใต้บังคับของกฎหมายนี้โดยตรง

การจัดทำระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี มีการลงทะเบียนคุมการจัดเก็บและการยืม พร้อมทั้งจัดทำสำเนาสำรองในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญได้ดีที่สุด

การจัดโต๊ะประชุมแบบตัวอักษร U เหมาะกับการประชุมที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นกันได้ทั่วถึง มีการนำเสนอหรือสาธิตในที่ประชุม และมีผู้เข้าร่วมประชุมไม่มากนัก

เครื่องโทรสาร (Fax) มีความจำเป็นน้อยที่สุดในการปฏิบัติงานธุรการสมัยใหม่ เนื่องจากปัจจุบันมีการใช้อีเมลและระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการรับส่งเอกสารแทน

การจัดทำทะเบียนคุมหนังสือรับมีความสำคัญในการติดตามและควบคุมการรับหนังสือ ทำให้สามารถค้นหาและตรวจสอบสถานะของหนังสือได้ รวมทั้งทราบว่าหนังสือนั้นได้ส่งไปที่ใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

การจัดเตรียมห้องประชุมที่เหมาะสมควรคำนึงถึงขนาดห้องที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าประชุม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ที่พร้อมใช้งาน การจัดโต๊ะเก้าอี้ที่เหมาะสมกับรูปแบบการประชุม และความพร้อมของระบบแสงสว่างและเครื่องปรับอากาศ

การเขียนรายงานการประชุมควรใช้สรรพนามบุรุษที่ 3 โดยระบุชื่อผู้พูดหรือตำแหน่ง และไม่ควรใช้สรรพนามบุรุษที่ 1 และ 2

การจดรายงานการประชุมแบบสรุปย่อเหมาะกับการประชุมคณะกรรมการที่ต้องการบันทึกเฉพาะมติและความเห็นสำคัญเท่านั้น

ตู้เก็บเอกสารที่มีระบบล็อคกุญแจที่ปลอดภัย มีความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารสำคัญ โดยเฉพาะเอกสารที่มีชั้นความลับ

โปรแกรมการจัดการเอกสาร (Document Management System) ช่วยในการจัดเก็บ ค้นหา และติดตามเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้าราชการหญิงลาอุปสมบทไม่ได้ เนื่องจากพระราชบัญญัติคณะสงฆ์ไม่อนุญาตให้สตรีอุปสมบทในพระพุทธศาสนา แต่สามารถลาไปถือศีลและปฏิบัติธรรมได้

ข้าราชการที่ลาเข้ารับการตรวจเลือกหรือเข้ารับการเตรียมพลมีสิทธิได้รับเงินเดือนเต็มระหว่างลา

ระยะเวลาการลาไปช่วยเหลือภริยาที่คลอดบุตรลาได้ไม่เกิน 15 วันทำการ

การลาดูงานจัดอยู่ในประเภทการลาไปศึกษา ฝึกอบรม ปฏิบัติการวิจัย หรือดูงาน

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง ต้องเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อพิจารณาให้ความเห็นชอบและลงนามในคำสั่งแต่งตั้งใหม่

การจัดทำร่างขอบเขตของงาน (TOR) มีความสำคัญในการกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้าง ทำให้ได้พัสดุที่ตรงตามความต้องการและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

การกำหนดราคากลางเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการราคากลาง หรือเจ้าหน้าที่หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้กำหนดราคากลาง

หลักการสำคัญในการจัดซื้อจัดจ้างคือ ความคุ้มค่า ความโปร่งใส ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และการตรวจสอบได้

วิธี e-bidding ใช้กับการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่มีมูลค่าเกิน 500,000 บาท และเป็นสินค้าหรือบริการทั่วไปที่มีคุณลักษณะไม่ซับซ้อน

การลาไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศต้องได้รับการอนุมัติจากรัฐมนตรีเจ้าสังกัด

หน่วยงานของรัฐต้องส่งข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับโครงสร้างและการจัดองค์กร สรุปอำนาจหน้าที่ สถานที่ติดต่อ กฎ มติคณะรัฐมนตรี ข้อบังคับ คำสั่ง หนังสือเวียน ระเบียบที่มีสภาพเป็นกฎ ลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา

ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล หมายถึง ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับสิ่งเฉพาะตัวของบุคคล เช่น การศึกษา ฐานะการเงิน ประวัติสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม หรือประวัติการทำงาน ที่มีชื่อของผู้นั้นหรือมีเลขหมาย รหัส หรือสิ่งบอกลักษณะอื่นที่ทำให้รู้ตัวผู้นั้นได้

คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการประกอบด้วยรัฐมนตรี ซึ่งนายกรัฐมนตรีมอบหมายเป็นประธาน ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ปลัดกระทรวงกลาโหม ปลัดกระทรวงการคลัง ปลัดกระทรวงการต่างประเทศ เลขาธิการ ก.พ. เลขาธิการสภาความมั่นคงแห่งชาติ เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร ผู้อำนวยการสำนักข่าวกรองแห่งชาติ และผู้ทรงคุณวุฒิอื่นอีกเก้าคน

การรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับเอกสารต้องควบคุมการเข้าถึงเอกสาร จัดระบบการจัดเก็บที่ปลอดภัย และมีระบบการทำลายเอกสารที่เหมาะสม

การรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับสถานที่ คือการป้องกันและพิทักษ์รักษาให้ความปลอดภัยแก่สถานที่ของรัฐและทรัพย์สินในสถานที่นั้นๆ มิให้เกิดการละเมิดและการก่อวินาศกรรม หรือถูกทำลาย

การปฏิบัติงานธุรการที่ถูกต้องต้องยึดหลักระเบียบแบบแผน มีความถูกต้อง รวดเร็ว และประหยัด

การสั่งการบนหนังสือราชการควรใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ ในการเขียนด้วยลายมือ ส่วนผู้ตรวจร่างหนังสือนิยมใช้สีแดงหรือสีอื่นที่ไม่ใช่สีดำหรือน้ำเงิน

ถ้าประธานกรรมการไม่มาประชุมหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้รองประธานกรรมการเป็นประธานในที่ประชุม ถ้าไม่มีรองประธานหรือมีแต่ไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งเป็นประธานในที่ประชุม

ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้มีอำนาจวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณ

ในกรณีที่ต้องการติดตามความคืบหน้าของหนังสือที่ส่งไป ควรจัดทำทะเบียนหนังสือส่งออกให้มีช่องสำหรับบันทึกการติดตาม และมีระบบการติดตามที่มีประสิทธิภาพ

การแจ้งคำสั่งทางปกครองสามารถแจ้งโดยการส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ การปิดประกาศ หรือวิธีการอื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง

การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ชัดเจน จัดเตรียมระเบียบวาระการประชุม จัดส่งเอกสารประกอบการประชุมล่วงหน้า และควบคุมให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา

การจัดเก็บเอกสารที่ดีควรแยกหมวดหมู่อย่างเป็นระบบ มีดัชนีค้นหา และมีระบบการยืม-คืน ที่ชัดเจน

รายงานการประชุมต้องมีชื่อรายงาน ครั้งที่ประชุม วัน เวลา สถานที่ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มประชุม การรับรองรายงานการประชุม วาระการประชุม เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม

หนังสือราชการที่ส่งผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นหนังสือราชการที่มีผลในทางกฎหมายเช่นเดียวกับการส่งโดยวิธีอื่น

วัตถุประสงค์หลักของระบบอิเล็กทรอนิกส์ในงานสารบรรณคือการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร

เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบดำเนินการเรื่องนั้น ข้าราชการพลเรือน หรือพนักงานส่วนท้องถิ่นประเภทวิชาการระดับปฏิบัติการขึ้นไป มีอำนาจลงนามรับรองสำเนา

หนังสือเวียนที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก หากจัดส่งให้ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก ให้จัดทำสำเนาส่งไปโดยให้ลงชื่อผู้รับรองสำเนาด้วย

หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมมีอำนาจอนุมัติให้ขยายเวลาการเก็บรักษาหนังสือ

การเก็บรักษาหนังสือราชการ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องค้นได้จากที่อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

คำลงท้ายในหนังสือถึงสมเด็จพระราชาคณะ ใช้คำว่า "ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด"

เลขทะเบียนหนังสือรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทินและขึ้นเลข 1 ใหม่เมื่อเริ่มปีปฏิทินใหม่

กระดาษตราครุฑให้ใช้กระดาษขนาด A4 น้ำหนัก 80 แกรม

หนังสือภายนอกประกอบด้วย ที่ ส่วนราชการ วัน เดือน ปี เรื่อง คำขึ้นต้น ข้อความ คำลงท้าย ลงชื่อ ตำแหน่ง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โทร โทรสาร ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

สำเนา คือเอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือจากสำเนาอีกชั้นหนึ่ง

นายกรัฐมนตรีอาศัยอำนาจตามความในมาตรา 11 (8) แห่ง พ.ร.บ.ระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. 2534 ในการออกระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

หัวหน้าหน่วยงานของรัฐเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

เจ้าหน้าที่พัสดุ หมายถึง ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างหรือการบริหารพัสดุ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้มีอำนาจให้ปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างหรือการบริหารพัสดุ

การจัดซื้อจัดจ้างด้วยวิธีเฉพาะเจาะจงมีวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท ตามมาตรา 56 วรรคหนึ่ง (2) (ข) แห่ง พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างฯ

การจัดซื้อจัดจ้างด้วยวิธีเฉพาะเจาะจงต้องมีรายงานขอซื้อขอจ้าง คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ การเชิญชวน/ต่อรอง การตรวจรับพัสดุ และสัญญาหรือข้อตกลง

วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป ประกอบด้วย วิธีตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (e-market) วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ (e-bidding) และวิธีสอบราคา

ระบบจำแนกตำแหน่งข้าราชการพลเรือนสามัญตาม พ.ร.บ.ระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2551 แบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ ประเภทบริหาร ประเภทอำนวยการ ประเภทวิชาการ และประเภททั่วไป

การเปลี่ยนตำแหน่งเกิดจากการแต่งตั้งโดยย้ายข้าราชการพลเรือนสามัญจากตำแหน่งหนึ่งไปแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งอื่นในประเภทเดียวกันและระดับเดียวกัน

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555 กำหนดประเภทการลาไว้ 11 ประเภท

คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมดูแลการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของราชการ

ข้อมูลข่าวสารของราชการที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อสถาบันพระมหากษัตริย์จะเปิดเผยมิได้ ตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสารของราชการ

หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร ประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน

พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อรับรองสิทธิได้รู้ของประชาชนในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการ

การลาป่วยตั้งแต่ 30 วันขึ้นไป ต้องมีใบรับรองแพทย์

ข้าราชการมีสิทธิลากิจส่วนตัวเพื่อเลี้ยงดูบุตรต่อเนื่องจากการลาคลอดบุตรได้ไม่เกิน 150 วันทำการ

ข้าราชการที่ไปช่วยเหลือภริยาที่คลอดบุตร มีสิทธิลาได้ไม่เกิน 15 วันทำการ

การลาอุปสมบทต้องยื่นใบลาก่อนวันอุปสมบทไม่น้อยกว่า 60 วัน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555

การรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับสถานที่ต้องมีการกำหนดพื้นที่ที่มีการรักษาความปลอดภัย จัดให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย และจัดให้มีมาตรการการควบคุมบุคคลและยานพาหนะ

เอกสารลับที่สุด คือข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด

ชั้นความลับของเอกสารตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ ลับที่สุด ลับมาก และลับ

การจัดหาผลประโยชน์จากข้อมูลลับไม่ใช่วัตถุประสงค์ของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ

วิธีคัดเลือกใช้ในกรณีที่พัสดุมีคุณลักษณะเฉพาะหรือซับซ้อน หรือต้องผลิตจำหน่ายก่อสร้างหรือให้บริการโดยผู้ประกอบการที่มีฝีมือโดยเฉพาะ หรือมีความชำนาญเป็นพิเศษ หรือมีทักษะสูง

พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ กำหนดวิธีการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุ 3 วิธี คือ วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป วิธีคัดเลือก และวิธีเฉพาะเจาะจง

พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ มีหลักการพื้นฐานคือ คุ้มค่า โปร่งใส มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และตรวจสอบได้

คำขึ้นต้น "กราบเรียน" ใช้กับประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ

การจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึงความสะดวกในการค้นหา การเก็บเป็นหมวดหมู่ การประหยัดเนื้อที่ และความปลอดภัย

รายงานการประชุมต้องมีชื่อรายงาน ครั้งที่ประชุม วัน เวลา สถานที่ ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มประชุม และสาระสำคัญของการประชุม

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่ถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน

การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำได้โดยใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ซึ่งมีกุญแจส่วนตัวที่เชื่อมโยงกับเจ้าของลายมือชื่อ

ผู้รักษาราชการแทนลงตำแหน่งของตนเองแล้วระบุว่ารักษาราชการแทน ตามด้วยตำแหน่งที่รักษาราชการ

การเขียนหนังสือราชการถึงพระภิกษุทั่วไปใช้คำขึ้นต้นว่า "นมัสการ"

หนังสือความเห็น ไม่ได้ถูกกำหนดเป็นประเภทหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

เอกสาร "เดิม" คือเรื่องที่เคยดำเนินการมาก่อน เก็บเข้าแฟ้มเรื่องเดิม ส่วน "สำเนาคู่ฉบับ" คือสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ เก็บไว้ที่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง

เอกสารที่หมดความจำเป็นและครบอายุการเก็บ ต้องขออนุมัติทำลายตามระเบียบงานสารบรรณ โดยหัวหน้าส่วนราชการแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร

บันทึกจัดเป็นหนังสือชนิด "หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ"

การกำหนดเลขทะเบียนหนังสือส่งเริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทินและขึ้นเลข 1 ใหม่ในปีถัดไป

หนังสือที่มีชั้นความเร็ว "ด่วนที่สุด" ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ

หนังสือภายในตามระเบียบงานสารบรรณ หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

มีการแก้ไขเพิ่มเติมครั้งสำคัญในปี พ.ศ. 2548 และ พ.ศ. 2564 โดยครั้งล่าสุดเพิ่มเรื่องเกี่ยวกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

พระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2551 เป็นฉบับที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน